Le logiciel Indesign a principalement été conçu pour les opérateurs PAO. Ces derniers préparent les images avec Photoshop et les dessins, comme les plans et les logos, avec Illustrator. Le tout est importé dans Indesign. Le texte, le plus souvent fourni par le client, est importé depuis le logiciel Word. Les « blocs images » peuvent être modifiés pour magnifier l’image en jouant sur son cadrage, sa transparence, son ombre, son biseautage, ses contours progressifs, etc. Les « blocs textes » accueillent toutes sortes de police. Les feuilles de styles de paragraphe et de caractère permettront de programmer des polices de caractère à utiliser de façon redondante telle que les titres et sous-titres. Toutes les tâches répétitives peuvent être programmées pour en simplifier l’utilisation. Les styles d’objets seront appliqués à des « blocs images » de même nature afin de garder une cohérence graphique. Les attributs de tableaux seront mémorisés grâce aux styles de tableaux et de cellules. Ainsi les tableaux seront issus de la même charte graphique. (Pourtours, couleurs en alternance, taille des cellules, etc.). Grâce aux styles de paragraphes et aux styles de caractères, le texte des cellules possédera les mêmes attributs. La création de gabarits, de tables des matières, de notes de bas de page, de paginations, sont autant d’outils qui permettront d’avoir un résultat professionnel avec une rapidité accrue.